わたくし、つたないながらも事務所を構えているのですが、結構色んな方に言われるのが「お金かかったでしょう」ということ。正直なところ、案外そんなことないです。というかおそらく、考えている内容の1000分の1くらいの「そんなことなさ」の上に座り込んで仕事をしている状態です。
今、個人の独立をサポートするサービスがとにかくたくさんあるので、それらを利用すれば抑えることができます。ということで今回はバーチャルオフィスの話！
バーチャルオフィスとは
独立や起業を夢見ていても、実際のところ初期費用などを考えるとなかなか踏み出しにくいと感じる人が多いと思います。しかし初期投資を抑える方法はさまざまあり、その一つが「バーチャルオフィス」。VAとかVtuberというように「バーチャル」という言葉が浸透してきましたが、同じようにビジネス業界でもオフィスの構え方としてバーチャルの存在が活用されるようになってきました。
バーチャルオフィスとは、実在する物件を契約するのではなく、バーチャルオフィス運営会社に機能を委託し、オフィスを経営する方法です。バーチャルオフィスは、実店舗を持たない事業でよく利用されています。
商品の仕入れ、受注、発送などは基本的に自宅で行う予定
↓
しかしネットショップ上に自宅住所や連絡先を載せるのは不安
↓
バーチャルオフィスを構える
↓
自宅住所を公開することなく「オフィスを保有する事業者」として登録できる
こうすることで、実店舗を持っていなくても自分のサイトやインターネット上の各種アカウントさえあれば、すぐにオーナーになれるのです。
バーチャルオフィスでは面倒な業務を委託できることも
運営会社によっても違いますが、基本的にバーチャルオフィスは利用時にさまざまなサポートサービスを受けられます。
具体的なサービスの一例はこちら。
- 電話の転送・対応代行
- 郵便物の受け取り・転送対応
- 郵便物の保管・整理
- 来客対応
- 会議・打ち合わせを行う場合のスペースレンタル
運営会社によってこれらのサービスがあるかどうか、さらに費用はどのくらいかかるのかが違います。「オフィスだけ構えることができればいい」「各種事務作業をできるだけ委託したい」などそれぞれのニーズも違うと思いますので、バーチャルオフィスを借りる前にどこまでのサービスをどのくらいの予算でお願いしたいのか、考えておきましょう。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスの具体的なメリットはこんな感じ。
■独立の初期費用がかかりにくい
バーチャルオフィスは、基本的に低予算。これから独立をしようとかん考えている起業家や個人事業主がすぐに十分な資金が用意できない状態であっても「とりあえずオフィスを構える」ということができます。
■資金が集まるまでの「仮オフィス」にできる
独立したばかりの頃はバーチャルオフィス、事業がある程度軌道にのってきたら改めてオフィスを契約する……というように、段階を踏んでいくこともできます。軌道にのるまではマイナスを大きくしたくない、というときに助かる存在です。
■ランニングコストがかかりにくい
賃貸オフィスの場合、毎月数万～数十万円の家賃を支払うことになります。長く続ければ続けるほど負担になりやすく、ビジネスの成果が思うようについてこなければマイナスにもなるでしょう。バーチャルオフィスは、賃貸物件に比べてランニングコストが抑えやすいため、細く長く事業を続けていきたいときの味方です。
■個人情報を守ることができる
緊急連絡先として自宅住所や電話番号などの個人情報を開示することで、思わぬトラブルに発展する可能性もありますが、バーチャルオフィスではそうしたトラブルを回避しやすくなります。
■顧客の信頼を獲得しやすくなる
個人情報を守ることを最優先するのであれば、住所や電話番号を公開せず、メールアドレスだけを明記するべきでしょう。しかし、捨てアドとしてフリーメールアドレスをいくらでも取得できる今、住所や電話番号、さらに事業者の顔写真などが公開されていると、それだけで信頼を獲得しやすくなります。
■一等地にオフィスを構えることができる
バーチャルオフィスの住所は、都心や一等地であることもめずらしくありません。賃貸物件を契約するとなると賃貸がばかにならない一等地でも、バーチャルオフィスなら低予算で住所を獲得できます。
「東京都港区～」みたいな、ヒュウ！いかにもできる人がオフィス構える場所じゃん！東京カレンダーじゃん！みたいな住所を差し出して「ここが俺のオフィス」と言う経験、一度でいいからしてみたいね。
バーチャルオフィスは法人登記できる？
バーチャルオフィスでも、一般的には法人登記が可能です。しかし、運営会社によって法人登記そのものができないケースもあります。トラブルを招かないように、次のような注意点を踏まえて確認しておきましょう。
■法人融資・法人保険については事前に確認を
融資や金融関連、保険、許認可などの申請時、バーチャルオフィスではスムーズな申請ができず、許可が下りるまでに時間がかかったり、断られたりする可能性があります。
■他の利用者に注意
申請などの際にトラブルが起きがちなのは、バーチャルオフィスは同じ住所の利用者が他にもいるからです。これはもう、バーチャルオフィスの性質上致し方ないことです。
例えば、似た職種の人がすでにバーチャルオフィスの住所で特定の許認可を取得していた場合、混乱を招いてしまうのです。自分の顧客、相手企業の顧客のどちらも混乱させてしまい、結果としてどちらも離れていってしまった……とあっては悲しすぎるもの。
もちろん、そうしたトラブルを避けるために運営会社もあらかじめ対策をしていますが、具体的な対策方法やサポート内容は運営会社ごとに違います。契約前によく確認しておきましょう。
■不安な場合は調べておこう
他の利用者について知るためにも、バーチャルオフィスの住所で一度検索してみましょう。同じ住所で事業を展開しているほかの事業主について知っておくと、トラブルを未然に防ぎやすくなるかもしれません。
バーチャルオフィスのおかげで「オフィスを構える」ことのハードルはぐっと下がりますが、どうしてもいわゆる一般的な「オフィスを構える」ことと比べると、うまくいかない点も生じてしまうもの。さまざまなモデルケースを調べるとともに、契約時には「よくわからんな？」ということがないようにしておきたいですね。
【関連記事】
マネーの虎の社長たちが現在どうしているのか思いを馳せてみる